一、選擇適合企業(yè)需求的展覽會
一般國際上經(jīng)貿(mào)類展覽會根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)可以分為以下幾類：
按參展企業(yè)、參觀觀眾成分構(gòu)成可以分為國際性展覽會、地區(qū)性展覽會和國內(nèi)展覽會。較為普遍的觀點(diǎn)是一個(gè)國際性展覽會其參展企業(yè)或者參觀觀眾至少20%以上來自外國。一般國際上著名的大型品牌展覽會都是國際化程度很高的展覽會，其參展商和貿(mào)易觀眾的國際化比例都高達(dá)50%以上。
按展會開放參觀對象可分為專業(yè)性展會和公共性質(zhì)展會。前者只對該行業(yè)專業(yè)人士和買家開放，通常需要登記注冊且需購買門票；后者對普通公眾開放。還有很多展覽會采取介于兩者之間的策略，把專業(yè)買家和公眾開放日分開安排。
按展出內(nèi)容可分為專業(yè)性展覽會和綜合性展覽會。專業(yè)性展覽會展出內(nèi)容限于有限的特定的某個(gè)或幾個(gè)行業(yè)，而綜合性展覽會則不限展出內(nèi)容，往往涵蓋不同的行業(yè)。
根據(jù)展覽會現(xiàn)場對參展品處理的規(guī)定，可以分成展示性質(zhì)的展覽會和展賣性質(zhì)的展覽會。前者通過展示樣品，獲取專業(yè)買家的訂單，但展覽會現(xiàn)場不允許進(jìn)行展品的零售，不允許出現(xiàn)Sale一類的標(biāo)志；而后者則允許參展商在展覽會現(xiàn)場出售展品。
展覽會的這些分類很多時(shí)候都是重疊的，譬如歐美國家的展覽會很多都是國際性的、專業(yè)性的（觀眾和展品兩方面）、展示性的，而非洲、拉美等發(fā)展中國家的展覽會則不少是綜合性的、展賣性的。通過一個(gè)展覽會的名稱可以對展覽會的性質(zhì)和類別做出初步的判斷，譬如“埃及泛阿拉伯/非洲塑料橡膠材料展覽會”、“德國法蘭克福禮品辦公用品展覽會”一看就是屬于專業(yè)性展覽會，而冠以“國際貿(mào)易博覽會”、“中國貿(mào)易展覽會”、“中國商品展覽會”等名字的展覽項(xiàng)目通常都是綜合性質(zhì)展覽會。了解這些事實(shí)的意義在于參展企業(yè)選擇參加什么類別和性質(zhì)的展覽會直接關(guān)系到參展準(zhǔn)備各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的開展。
對于企業(yè)具體決策選擇參加哪個(gè)展覽會，在此有兩條建議：
第一，對于歐美發(fā)達(dá)國家市場，當(dāng)?shù)禺a(chǎn)業(yè)分工細(xì)化，展覽行業(yè)比較發(fā)達(dá)，展覽項(xiàng)目也隨著產(chǎn)業(yè)發(fā)展愈分愈細(xì)，因此大家應(yīng)該盡量根據(jù)自己產(chǎn)品的種類選擇內(nèi)容相符合的專業(yè)展覽會。通常大家可以通過以下途徑了解該專業(yè)展覽會是否符合自己企業(yè)的需求：
①大型展覽公司和其他展覽會組織者都會在自己的網(wǎng)站上設(shè)立具體展覽項(xiàng)目的網(wǎng)頁，在此公布該展覽會詳細(xì)的展品范圍、往屆展會參展商和觀眾數(shù)量與結(jié)構(gòu)。有的還會請第三方統(tǒng)計(jì)機(jī)構(gòu)根據(jù)展商及觀眾調(diào)查表做出展會統(tǒng)計(jì)報(bào)告并公布參會人員對展會效果、主辦方服務(wù)、展商及觀眾質(zhì)量的評價(jià)，參展商應(yīng)該在決定參展之前認(rèn)真閱讀這些信息并綜合判斷這個(gè)展會是否合適。
②認(rèn)真閱讀招展文件。國內(nèi)正規(guī)的組團(tuán)單位都會在招展文件中搜集并如實(shí)反映上述信息，供參展企業(yè)做出正確的判斷。
第二，對于亞非拉發(fā)展中國家和新興市場，在缺乏專業(yè)展覽會的場合下，可以選擇參加當(dāng)?shù)赜绊懥ψ畲?、觀眾人數(shù)最多、國際化程度最高的綜合性展覽會或?yàn)橹袊髽I(yè)量身定制的“中國貿(mào)易展”。
二、做好參展前的準(zhǔn)備工作
第一，掌握報(bào)名和籌備參展時(shí)間。很多國際展覽會均在頭一屆展覽會結(jié)束后就開始下一屆招展工作。每兩年或三年、四年一度的展覽會則會在展前15-18個(gè)月即開始報(bào)名。對中國的展商而言，由于牽涉到境外付款、簽證申請及展品國際運(yùn)輸?shù)葟?fù)雜環(huán)節(jié)，最好能在展覽會開幕前半年時(shí)間就報(bào)名。熱門展覽會的報(bào)名更是越早越好。很多專業(yè)展覽會主辦單位都會在企業(yè)報(bào)名后對展品的實(shí)物或者圖冊進(jìn)行打分評測，不合格的企業(yè)最終不能獲得展位。整個(gè)參展資格審核過程往往就需要1-2個(gè)月時(shí)間。對于持因公護(hù)照申請簽證的國內(nèi)主管部門審批程序就需要近兩個(gè)月，需要海運(yùn)的展品通常在展會開幕前2個(gè)月就要運(yùn)出，報(bào)名太晚顯然無法和其他展品一同運(yùn)輸，加大展品不能按時(shí)運(yùn)抵展出的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)辦理出國手續(xù)時(shí)間緊張，存在無法按時(shí)離境的風(fēng)險(xiǎn)。因此出國參展決不能和參加國內(nèi)展覽會那樣提前1-2個(gè)月才報(bào)名。由于出國參展籌備工作各個(gè)階段的時(shí)間性都特別強(qiáng)，因此各位在出國參展籌備的整個(gè)過程中一定要高度重視時(shí)間管理，每一步工作都需要設(shè)置最后完成時(shí)間，盡量按照組團(tuán)單位下發(fā)的業(yè)務(wù)流程明確的時(shí)間結(jié)點(diǎn)來完成各項(xiàng)工作。
第二，合理做好參展預(yù)算。
通常來說，參加國外展覽會的費(fèi)用包括場地費(fèi)用、展位搭建、展品運(yùn)輸和人員費(fèi)用四大塊。此外還有報(bào)名費(fèi)、會刊登錄費(fèi)、其他雜費(fèi)（譬如在德國，經(jīng)AUMA認(rèn)證的展覽會還有每平方米0.6歐元的管理費(fèi)，法蘭克福的展覽會還有每參展商416歐元的電子平臺登錄費(fèi)等）等相對小額的開支。
一般組團(tuán)單位的報(bào)價(jià)都是標(biāo)準(zhǔn)展位的費(fèi)用，意味著已經(jīng)包含了該展位的場地租金、標(biāo)準(zhǔn)展位的搭建和道具基本配備（桌、椅、地毯、一定量的架板、展柜、射燈、司標(biāo)板等）以及基本照明電費(fèi)、清潔費(fèi)等。一般組團(tuán)單位都會對自己展區(qū)的標(biāo)準(zhǔn)展位進(jìn)行統(tǒng)一風(fēng)格的裝修，例如我會一本都會采用比較明快的色調(diào)，統(tǒng)一使用CHINA和中國貿(mào)促會的標(biāo)志突出中國館整體形象以吸引觀眾。因此對于希望節(jié)省成本而又醒目實(shí)用的參展企業(yè)，選擇標(biāo)準(zhǔn)展位是最好的辦法。當(dāng)然展位搭建開支取決于企業(yè)參展預(yù)算許可范圍和參展的目的。在需要的情況下也可以請專門的設(shè)計(jì)公司設(shè)計(jì)自己展位形象并單獨(dú)施工，這種特裝修一般成本都不菲，適合重點(diǎn)展示自己形象和品牌的大公司大展位。
隨展團(tuán)統(tǒng)一運(yùn)輸展品對企業(yè)來說是比較便捷和節(jié)省成本的方式，組展單位報(bào)出的展品運(yùn)輸價(jià)格一般分為海運(yùn)價(jià)格（按照體積XX元/立方米）和空運(yùn)價(jià)格（按照總量XX元/公斤）兩種方式，包括從指定倉庫集貨起直至博覽會展位的全程運(yùn)輸費(fèi)、倉儲費(fèi)、報(bào)關(guān)手續(xù)費(fèi)等費(fèi)用。參展企業(yè)只需根據(jù)自己展品的情況依照報(bào)價(jià)提前計(jì)算展品運(yùn)輸成本。需要注意的是因?yàn)檎蛊奉悇e和參展國別與地域的不同，展覽品關(guān)稅的額度也有各自的規(guī)定，組團(tuán)單位一般都會根據(jù)當(dāng)?shù)睾ｊP(guān)的要?dú)馓崆皥?bào)價(jià)或做出合理的估算，并指導(dǎo)參展企業(yè)如何計(jì)算關(guān)稅開支。
人員費(fèi)用則是參展人員往返交通、境外餐飲、交通及住宿等境外生活開支，一般組團(tuán)單位都會詳細(xì)列出各項(xiàng)費(fèi)用預(yù)算情況。
第三，選擇適合的展品，安排好展品的包裝，事先安排相關(guān)手續(xù)。
選擇適合的展品參展是境外參展獲得成功的重要保障?；驹瓌t是展品必須符合展覽會的主題和展出內(nèi)容，展品能體現(xiàn)自己最新技術(shù)成果和水平，展品符合當(dāng)年和來年流行趨勢，這樣才能在展覽會上適銷對路吸引買家的眼球。對于不同類別和特點(diǎn)的展覽會，展品選擇上也有一定講究，例如歐美專業(yè)性展覽會，展品須成系列從而體現(xiàn)參展商的專業(yè)水平，但不在于量多，主要通過展示樣品來獲取訂單；但是對于一些發(fā)展中國家的展賣性展覽會，展期通常都比較長（10天左右），參展商應(yīng)充分考慮這一狀況，攜帶或發(fā)運(yùn)足夠量的適合當(dāng)?shù)刭I家的展品，從而避免展出頭幾天展品就被搶購一空的局面。
展品必須適當(dāng)包裝，既要確保展品運(yùn)輸途中的安全，又要盡量避免報(bào)關(guān)時(shí)不必要的麻煩。例如如果可能盡量不要使用原木材料的外包裝，因?yàn)楹芏鄧覍υ景b都有熏蒸的規(guī)定；如果是食品類展品，還需要事先做好必要的檢驗(yàn)檢疫手續(xù)，取得相關(guān)憑證；對于大型超重的機(jī)械設(shè)備，還要提前通知組團(tuán)單位和運(yùn)輸代理以安排特殊的大型吊裝搬運(yùn)設(shè)備，確保裝運(yùn)和卸載的安全。
第四，做好展位布置設(shè)計(jì)規(guī)劃，預(yù)定適合展品的道具。
剛才已經(jīng)提到，參展企業(yè)如果租用標(biāo)準(zhǔn)展位，一般都已經(jīng)包括了基本的道具配備。但是每家企業(yè)根據(jù)自己展品內(nèi)容、企業(yè)文化、營銷理念、展出目標(biāo)等的差異，也應(yīng)該事先對自己展位內(nèi)部的展品擺放、內(nèi)部裝飾（粘貼海報(bào)、懸掛各類裝飾物品等）談判區(qū)域等事先做好規(guī)劃和設(shè)計(jì)。這就要求參展企業(yè)事先充分了解自己展位的狀況（展館號和展位號、在展館中的具體位置和周邊情況、展位開面情況、墻板高度、展位總體色調(diào)等）。通常在基本道具之外，組團(tuán)單位或施工單位會提供額外收費(fèi)道具征訂表供企業(yè)選擇。對此參展企業(yè)應(yīng)該精打細(xì)算，根據(jù)實(shí)際需求選擇。
第五，及時(shí)安排出國人員，做好出國手續(xù)辦理工作。
參展企業(yè)需盡早確定出國展覽專職負(fù)責(zé)人員，通常由一名公司管理層人員加上一名業(yè)務(wù)銷售或設(shè)計(jì)技術(shù)人員構(gòu)成。提早充分了解目的地國簽證手續(xù)時(shí)間和需要準(zhǔn)備的材料的具體規(guī)定。一定要注意如實(shí)申報(bào)自己個(gè)人情況和以往出國記錄情況，避免由于提供信息有誤而造成拒簽。在制作擔(dān)保函、派遣函、證明函等正式函件時(shí)，一定要用公司正確的對外抬頭紙。過去我們就遇到過由于抬頭紙上電話已經(jīng)更換，使館聯(lián)系不到參展企業(yè)而拒簽的情況。
第六，設(shè)計(jì)自己參展宣傳計(jì)劃，邀請已有客戶，準(zhǔn)備宣傳資料。
參展企業(yè)應(yīng)自己設(shè)計(jì)一個(gè)參展的宣傳計(jì)劃。事先應(yīng)將自己的參展信息通知當(dāng)?shù)匾延械目蛻?，邀請他們前來參觀。同時(shí)企業(yè)應(yīng)事先準(zhǔn)備好翻譯好的帶有當(dāng)?shù)卣Z言的或至少是英語的宣傳圖冊、最新產(chǎn)品的圖片和介紹、新聞宣傳稿、帶有商標(biāo)或logo的現(xiàn)場促銷用小禮品等宣傳用品，以便現(xiàn)場接待觀眾和新聞記者到訪。
三、做好展會現(xiàn)場需加以注意的事項(xiàng)
針對展覽會現(xiàn)場發(fā)現(xiàn)的各類對參展產(chǎn)生負(fù)面影響的問題，貿(mào)促會展覽部都做了認(rèn)真總結(jié)，編寫成下面的表格，隨參展確認(rèn)文件一同發(fā)放，作為對參展企業(yè)的指導(dǎo)。
- 上一個(gè)：我國高端展會未來發(fā)展趨勢預(yù)測分析
- 下一個(gè)：第九屆中國（深圳）國際文化產(chǎn)業(yè)博覽交易會
掃一掃加好友！